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Comment organiser un événement?

12 juillet 2021
L'organisation d'un événement n'est pas une mince affaire. Baloise Insurance vous aide à organiser votre événement à partir d'un plan par étapes pratique: de quels permis ai-je besoin lorsque j'organise un événement? Comment faire de la publicité pour mon événement? Comment est-ce que je cherche des sponsors appropriés? Mon événement entre-t-il en ligne de compte pour des subsides? Est-ce que je dois prendre une assurance en tant qu'organisateur? Avec notre checklist, vous ne négligerez rien et votre événement sera réussi!

Quelque chose ne se déroule pas comme prévu pendant l'organisation de votre événement?

Vous pouvez être tenu pour responsable en tant qu'organisateur. Par exemple, si vous ou l'un de vos bénévoles se blesse ou si pendant la construction du site, une échelle tombe sur une voiture garée. Protégez donc votre personne et les bénévoles avec une assurance événements

Plan par étapes pour l'organisation d'un événement

Au moins 6 mois avant votre événement:

Lorsque vous organisez un événement, vous devez d'abord toujours déterminer l'objectif et son groupe cible. Pensez bien au type d'événement que vous voulez organiser. Vous travaillez autour d'un certain thème, on y joue de la musique, ...? Faites un schéma de votre événement et de tout ce qui doit être présent et déterminez vos deadlines. 

À quoi devez-vous dans tous les cas penser lors de l'organisation d'un événement?

  • Si c'est la première fois que vous organisez un événement, demandez toujours une autorisation au Collège des Bourgmestre et Échevins afin de pouvoir l'organiser.
  • Déterminez le responsable final de votre événement. En en désignant un, les collaborateurs internes et externes sauront clairement qui est l'interlocuteur en cas de questions. Cette personne pourra aussi trancher les questions difficiles et éviter des débats.
  • Fixez la date de votre événement à temps:
    - D'autres événements se déroulent-ils le même jour?
    - Tenez compte des vacances/de la bloc/des jours fériés/ ...
  • Fixez le lieu de votre événement:
    - Tenez compte de la surface, des sorties de secours, des voies d'accès, du parking, ...
    - Votre événement se déroule dans une salle? Vérifiez le contrat de la salle et faites-le signer par une personne majeure.
    - Vous organisez votre événement en plein air ou vous prévoyez des tentes? Dans le cas du deuxième point: n'oubliez pas de réserver des tentes à temps.
    - Vérifiez toujours les obligations en termes d'assurances. Il existe par exemple des obligations déterminées pour les événements qui se déroulent dans une salle.  
  • Réservez des dj, des groupes de musique et un présentateur:
    - Quel dj ou groupe de musique est-il le plus adapté à l'événement que vous organisez
    - Demandez plusieurs offres et comparez les prix.
    - Quand vous organisez votre événement, faites toujours de bons accords concernant le paiement, l'heure de fin ou la durée, les responsabilités (qui est responsable de quoi, quel matériel doit-il être prévu et par qui?), ...
  • L'aménagement du lieu prend beaucoup de temps. Pensez donc à temps à ce qui suit:
    - Installation et location 
    - Limiteur acoustique 
    - Sons et lumières 
    - Tables, chaises, podium, barrières, matériel roulant, comptoir, toilettes, container à déchets, chauffage. Conseil: passez chez les autorités locales (commune, ville, pompiers) pour savoir ce que vous pouvez louer chez eux
    - Acheter une autre décoration
  • Pensez aussi au sponsoring de votre événement:
    - Établissez des contrats
    - Qu'avez-vous à offrir aux sponsors: proposez différentes formules
    - Combien pouvez-vous dépenser?
    - Faites un schéma des revenus et des dépenses prévus

Au moins 3 mois avant votre événement 

Vous passez beaucoup de temps à organiser votre événement. Bien entendu, vous voulez que de nombreux participants ou visiteurs viennent. Débutez la promotion de votre événement à temps et faites de la publicité en diffusant des affiches et des flyers. Prévoyez un beau site web avec toutes les infos de votre événement: quel type d'événement, où, quand, qui et le prix d'accès. Vendez aussi à temps les billets d'entrée et convainquez suffisamment de points de vente de proposer les tickets de votre événement. 

Tenez compte des éléments suivants: 

  • Soutien graphique: établissement et impression de billets d'entrée, de tickets boisson, du livret du programme, de vêtements, ...
  • Prévoyez (si nécessaire) un transport vers et depuis l'événement
  • Quand vous organisez un événement avec des animations sur le côté, commandez-les à temps: un stand de maquillage, un château gonflable, ... Mettez-vous clairement d'accord avec les parties externes (jour, lieu et heure de livraison/retrait).
  • Commandez tout le nécessaire pour les boissons: gobelets/verres/bouteilles, tireuses à bière, frigos/véhicules frigorifiques, ...
  • Réservez les services d'un photographe pour prendre des images d'ambiance de votre événement.
  • Vérifiez tous les permis dont vous avez besoin: Sabam, permis boisson (séparément pour les boissons fortes), assiettes, panneaux publicitaires le long de la route, permis d'environnement, interdiction de stationnement. 
  • Vérifiez à temps les obligations avec la ville/la commune où se déroule votre événement. Visite du service de la jeunesse/guichet des fêtes pour demander tout ce qui est spécifique pour la commune en question (documents corrects, personnes de contact). 
  • Prévenez tous les habitations du village que vous organisez un événement. Donnez-leur aussi les données du responsable final. 
  • Normes de sécurité: à quelles mesures de sécurité et d'incendie l'événement doit-il répondre? Faites un schéma de toutes les sorties de secours et développez un plan d'urgence. Prévoyez donc des flèches et des panneaux. La sécurité n'est pas un luxe superflu. 
  • Demandez des postes de secours: Croix-Rouge, infirmiers, ...
  • Joignez les collaborateurs et les bénévoles: déterminez le nombre de collaborateurs et de bénévoles dont vous avez besoin pour mener à bien l'événement que vous organisez et cherchez à temps les bonnes personnes. Pour que ces personnes puissent travailler sans aucun souci, vous pouvez assurer les bénévoles contre les accidents

Au moins 2 mois avant votre événement 

En fonction de la vitesse à laquelle les tickets se vendent, il est préférable que vous continuiez à faire de la publicité pour votre événement. Envoyez une équipe fixe de personnes qui distribuera régulièrement les affiches et les flyers. Les réseaux sociaux sont un must aussi. Faites une page Facebook et faites la promotion de votre événement via un "événement Facebook". Vous pouvez ainsi faire de la publicité rapidement et facilement pour l'événement et vous atteignez de nombreuses personnes. 

Vous organisez un événement et vous voulez diffuser un message important? Prenez contact avec les organisations liées à la prévention en matière de consommation d'alcool, comme responsible young drivers. Il est chouette de rendre votre événement ludique pour les chauffeurs, avec un stand, des alcootests ou un gadget s'ils sont négatifs au test. 

Au moins 2 semaines avant votre événement 

  • Établissez un plan d'électricité: placement, le matériel nécessaire, points d'attention, ...
  • Faites un contrôle final pour voir si tous les permis, obligations et assurances sont en ordre.
  • Briefez vos collaborateurs et bénévoles: développez une répartition des tâches claire pour la durée de l'événement mais aussi après (rangement, démolition, nettoyage, ...).
  • Établissez une liste avec les numéros de téléphone utiles (services de secours, fournisseurs, membres de la direction, ...) et placez-la dans un lieu visible pour que chaque collaborateur ou bénévole sache directement avec qui prendre contact en cas de besoin.
  • Vous aimez être dans la presse grâce à l'événement que vous organisez? Rédigez et diffusez des articles de presse, organisez une conférence de presse et invitez les contacts de la presse à votre événement.
  • Informez les habitants des derniers détails pratiques.
  • Ayez suffisamment d'argent ou prévoyez un bancontact.
  • Mettez-vous d'accord avec la police
  • Prenez éventuellement de nouveau contact avec les dj, les groupes de musique, les fournisseurs, ... avec qui vous travaillez à l'organisation de votre événement. De bons accords font de bons amis.

Au moins 3 jours avant votre événement 

Le grand jour arrive à grands pas. On peaufine encore un peu ...

  • Clôturez les préventes des tickets et récupérez les cartes restantes.
  • Peut-être vous faudra-t-il plus de 3 jours mais dans tous les cas, commencez à temps à placer les tentes et à ranger votre terrain.
  • Aménagez la salle et préparez tout: les stands, les meubles, les listes de prix, ...

Vous êtes prêt! Bonne chance dans l'organisation de votre événement. 

Quelque chose ne se passe pas comme prévu pendant l'organisation?

Quelque chose tourne mal et l'un de vos collaborateurs ou bénévoles est blessé? Ou vous avez des dégâts matériels? Prenez contact avec votre courtier

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