FAQ Plan budget

  • 1. Qu'est-ce qu'un Plan Budget?

    Le Plan Budget permet aux clients de regrouper des primes et de les payer mensuellement par le biais d'une domiciliation.


    Actuellement, le Plan Budget n'a pas de lien direct avec le Plan Famille. Il est donc tout à fait possible de souscrire un Plan Famille sans Plan Budget et inversement.

  • 2. De quoi se compose le Plan Budget?

    Le Plan Budget se compose de Conditions Générales et Particulières. Les Conditions Générales sont disponibles sur le site web (www.baloise.be/conditionsgenerales).


    Les Conditions Particulières, que l'on appelle ici la "Lettre récapitulative", donnent un aperçu des polices et des quittances qui font partie du Plan Budget. Plus d'informations sont disponibles dans la Fiche Plan Budget sur le site web.

    Aperçu des polices:

    le preneur d'assurance;
    la police;
    la description du risque;
    la date d'échéance;
    l'état de la police.

    Composition du montant mensuel:

    la police;
    la quittance;
    la date de prise d'effet de la quittance;
    la prime totale brute;
    le montant déjà  décompté (le montant que vous avez déjà payé pour cette quittance);
    le montant présenté actuellement pour encaissement (le montant à payer);
    les montants pour les mois à venir.

    Une "Lettre récapitulative" est envoyée au client aux moments suivants:

    à la première facturation;
    chaque fois que la composition du montant de prime mensuel change (lors de l'ajout d'une nouvelle police, de l'annulation d'une quittance, d'un avenant, d'un remboursement, d'un paiement manuel, ...);
    si les 12 derniers mois aucune Lettre récapitulative n'a été émise.

  • 3. A quelles conditions faut-il satisfaire?

    Le montant minimum des primes annuelles est fixé à 600 EUR.

    Certaines polices très spécifiques ne peuvent y être reprises, comme des contrats à court terme.
    La domiciliation est obligatoire.
    La perception mensuelle par domiciliation se fait toujours vers le 10 du mois; il n'y a pas de dérogation possible.
    Pour une police Véhicule automoteur, vous ne devez pas délivrer de carte verte provisoire étant donné qu'elle est émise automatiquement à l'établissement d'un Plan Budget.
    Au maximum un Plan Budget par personne physique ou par société.

  • 4. Que se passe-t-il dans la police spécifique en matière de fractionnement des primes et de date d'échéance?

    Dans les polices individuelles, la perception reste annuelle. Concrètement:

    Aucun frais de fractionnement  n'est facturé (attention: si le fractionnement est différent d'annuel, la police doit être adaptée).
    La date d'échéance principale ne change pas.
    Votre commission est payée en une fois à la date d'échéance principale: elle figure sur votre bordereau comme un mouvement IP (encaissement producteur) mais reprend uniquement le montant de votre commission.

  • 5. Comment demander un nouveau numéro de domiciliation à la compagnie?

    Le Plan Budget peut être établi via MyBaloise et le mandat SEPA est mis à votre disposition avec les autres documents à imprimer. 

    Pour la suite de l'opération, deux situations sont possibles:

    Si le numéro de compte bancaire est correctement complété via MyBaloise, la demande se fait automatiquement. Le formulaire de mandat SEPA signé doit être téléchargé (upload) par vous le même jour pour être administrativement en ordre. Le téléchargement dans MyBaloise sert uniquement à archiver le document signé.
    Si le numéro de compte bancaire n'est pas rempli via MyBaloise, le formulaire de mandat SEPA signé doit être envoyé à domiciliations@baloise.be. Le fait d'envoyer un courriel veut dire qu'une action est nécessaire au niveau du mandat SEPA.

    Pour plus d'informations concernant SEPA: consultez la liste des FAQ qui est disponible aussi sur le site portail. 

  • 6. Que faire si la banque refuse la domiciliation?

    Un paiement par domiciliation n'est pas exécuté dans les cas suivants:

    • en cas de provision insuffisante sur le compte. Il y a alors deux possibilités:
      1) le titulaire nous paie manuellement, mais ce paiement doit figurer sur notre compte avant le 15 du mois;
      2)  le montant dû sera demandé en supplément lors de la domiciliation suivante. Le titulaire en sera avisé lors de la prochaine "Lettre récapitulative" envoyée le début du mois suivant (avec copie à vous-même). Le mois suivant (vers le 10), une nouvelle présentation d'encaissement est faite par domiciliation. Attention: après deux présentations sans succès, le Plan Budget peut être supprimé.
    • en cas de révocation de la domiciliation: le titulaire ou vous-même nous faites connaître la raison de la révocation, afin que nous puissions régulariser la situation.
    • en cas de changement de banque ou de compte bancaire du titulaire: le titulaire ou vous-même nous le signalez par courriel (budgetplan@baloise.be) afin que le numéro de domiciliation puisse être provisoirement modifié en inactif (code 999) et que nous puissions envoyer un nouveau formulaire de mandat SEPA au titulaire.
  • 7. Quand une quittance est-elle reprise dans un Plan Budget?

    Dans un nouveau Plan Budget, on retourne toujours jusqu'au 1er jour du mois précédant la date d'établissement du Plan Budget. Par exemple: établissement au 15 février: dans ce cas, toutes les quittances qui restent impayées en encaissement compagnie à partir du 1er janvier sont reprises dans le Plan Budget. Même une quittance émise en encaissement producteur sera automatiquement reprise dans le Plan Budget. Si le client vous les a déjà payées, vous devez nous en informer afin que la quittance ne soit pas reprise.


    Attention: pour les polices émises le même jour que le Plan Budget, vous devez prendre contact avec nous, étant donné que les quittances au comptant ne sont pas automatiquement reprises dans le Plan Budget.
    Lorsqu'un nouveau preneur d'assurance est ajouté à un Plan Budget existant, vous devez toujours prendre contact avec la compagnie (par courriel à budgetplan@baloise.be) car les quittances déjà enregistrées ne sont jamais reprises automatiquement.

  • 8. Comment le fractionnement de la prime est-il calculé?

    La prime annuelle sera toujours divisée en 12 parts égales (ou par le nombre de mois qui reste à couvrir. Par exemple: une augmentation de prime pour 4 mois sera divisée par 4). Si l'écriture ou l'établissement d'un Plan Budget passe trop tard, une régularisation aura lieu le mois qui suit.

    Exemple: un nouveau Plan Budget est établi le 12 février avec prise d'effet au 1er janvier. La prime de la police avec échéance au 1er janvier pour un montant de 1.200 EUR est ajoutée. La première demande se fera en mars. Le montant mensuel s'élèvera à 100 EUR. En mars, le montant de 3 x 100 EUR sera demandé (la prime fractionnée de janvier, février et mars) et à partir d'avril, 100 EUR par mois.

  • 9. Comment le solde en votre faveur est-il calculé?

    Nous appelons ce solde en votre faveur un remboursement et entendons par cela le décompte de la partie de prime non absorbée.

    Un remboursement dans une police faisant partie du Plan Budget sera toujours traité via le Plan Budget. 
    Si nécessaire, un nouveau décompte aura lieu dans le Plan Budget, après l'établissement de l'avenant de diminution ou de disparition de risque. En effet, suite au fractionnement de la prime annuelle en 12 parts égales, elle n'est pas payée pour la période qui reste à courir après la diminution ou la disparition de risque.

    La portion de prime indûment payée avant l'établissement de l'avenant, sera portée au crédit du compte client. Ce remboursement sera décompté des primes à payer pour les polices faisant partie du Plan Budget. Le décompte figurera, jusqu'à la prochaine période d'assurance, sur la Lettre récapitulative que le titulaire et vous-même recevrez.

    Exemple 1: 
    Prime annuelle 1.200 EUR =  mensualité de 100 EUR
    Le 1er juin une diminution de risque est acté, ce qui donne lieu à un remboursement de 300 EUR.
    Le fractionnement de ce remboursement se fait comme suit: 300 EUR divisés par 7 car le remboursement couvre une période de 7 mois  (de juin à décembre) = des mensualités de -42,85 EUR. 
    En juillet, deux fractionnements (pour les mois de juin et juillet) sont déduits de la mensualité de 100 EUR – (2 x 42,85) = 14,30 EUR. 
    A partir d'août, la nouvelle mensualité s'élève à 57,15 EUR (100 – 42,85 EUR).
    Exemple 2:  
    En plus de ce remboursement de 300 EUR de l'exemple 1, un deuxième avenant à effet du 20 octobre donne lieu à remboursement de 90 EUR. Ce montant de 90 EUR est divisé par 3 car le remboursement couvre une période de 3 mois (d'octobre à décembre) = des mensualités de -30,00 EUR.
    Montant dû en novembre: 57,15 – (2 x 30,00) = - 2,85 EUR. Le montant est négatif et sera décompté au niveau client (avec la plus ancienne quittance).
    Le montant négatif peut être utilisé pour d'autres polices dans le Plan Budget du titulaire (attention: pas nécessairement le même client).
    Montant dû en décembre: 57,15 – 30,00 = 27,15 EUR. 
    Exemple 3:
    Prime annuelle 1.200 EUR. Le risque disparaît au 1er avril. L'adaptation de la police est actée après la présentation pour encaissement du mois d'avril. Dans cette présentation, la partie de prime pour le mois d'avril est comprise et sera automatiquement décomptée au niveau du client. 

    Attention:

    Le remboursement n'est traité dans le Plan Budget que le mois suivant, s'il a été créé au moins 5 jours ouvrables avant le 1er de ce mois. Dans les autres cas, le traitement du remboursement est reporté au mois suivant.
    Les modifications qui doivent être apportées à une police (par exemple un remplacement d'un véhicule transmis le 15 janvier et la modification n'est pas encore actée à la prochaine domiciliation) ne sont évidemment pas reprises dans le Plan Budget, tant qu'elles ne sont pas actées dans le contrat. Les montants restent inchangés tant que la police n'a pas été adaptée. Vous pouvez éventuellement prendre contact avec notre service Production  afin de faire traiter cette modification prioritairement.
    Dans notre nouveau logiciel Cleva, les quittances ne peuvent pas être supprimées =>
    ici nous enregistrons toujours un remboursement et émettons une nouvelle quittance sur la base de la police adaptée! Pour la contre-passation de quittances, nous  n'effectuons pas d'annulation non plus, mais émettons en revanche une quittance de remboursement.

  • 10. Comment procéder lorsqu'on veut ajouter ou supprimer des relations et qu'en est-il alors des quittances?

    L'enregistrement ou la suppression d'une relation dans le Plan Budget doit être demandé  par courriel à budgetplan@baloise.be.

    Lorsqu'il est demandé de supprimer une relation, vous avez les possibilités suivantes:

    Un nouveau Plan Budget doit être établi pour la relation: vous pouvez supprimer le numéro de client de la relation dans le Plan Budget existant. Ceci est traité au cours de la nuit dans les systèmes informatiques. Le lendemain, vous pouvez émettre un nouveau Plan Budget. Les quittances de cette relation qui étaient déjà reprises dans le Plan Budget précédent sont automatiquement transférées vers le nouveau Plan Budget.
    Il ne faut pas créer de nouveau Plan Budget: les quittances sont automatiquement émises en encaissement direct. Après la domiciliation mensuelle suivante, la relation est supprimée manuellement du Plan Budget par nos services internes.

    Si, dans un Plan Budget contenant des polices d'un couple, marié ou pas, et si ces personnes se séparent, les actions suivantes doivent être entreprises:

    L'une des relations est retirée du Plan Budget existant.
    Le lendemain, vous pouvez établir un nouveau Plan Budget pour cette relation.
    Les quittances de cette relation qui étaient déjà reprises dans le Plan Budget précédent sont automatiquement transférées vers le nouveau Plan Budget.
    Dès le mois suivant, tout est en ordre pour les deux parties.

    Si, en cas de  séparation d'un couple, le Plan Budget a été résilié en raison de non-paiement, les scénarios suivants sont possibles:

    Soit les primes impayées sont payées dans le mois et le Plan Budget est rétabli. Une des relations est retirée du Plan Budget existant et le lendemain, un nouveau Plan Budget peut être établi pour cette relation, avec transfert automatique des quittances.
    Soit les primes sont payées après le mois en cours: le Plan Budget existant doit d'abord être résilié, puis deux nouveaux Plan Budget peuvent être établis au nom de chaque relation et tout est en ordre à partir du mois suivant.
    Soit les primes restent impayées et seront encaissées par le biais classique d'encaissement: en encaissement compagnie, ensuite lettre de rappel et procédure contentieux.

  • 11. Comment se fait-il que le montant de la mensualité change?

    Si la police a été modifiée avec des augmentations ou des diminutions de prime, le montant de la domiciliation changera aussi. Par exemple à la date d'échéance principale suite à une indexation ou un nouveau degré bonus-malus.

    Le montant diffèrera également lorsque le titulaire n'a pas payé (ou a payé un montant erroné) le mois précédent.
    Il change aussi lorsqu'une police est ajoutée ou supprimée dans le Plan Budget.
    Le titulaire et vous recevez toujours un nouvel aperçu à chaque modification de la mensualité, sauf s'il s'agit d'un client particulier et que la différence s'élève à moins de 1 EUR.

  • 12. Comment le titulaire ou nous, mettons-nous fin au Plan budget?

    En nous envoyant une lettre de résiliation pour le Plan Budget. Cette résiliation doit être faite par écrit (de préférence par courriel à budgetplan@baloise.be) par le titulaire. Le Plan Budget prend fin le dernier jour du mois qui suit le mois de réception de la résiliation.

    Suite à une révocation de la domiciliation par le titulaire. Le Plan Budget prend fin le dernier jour du mois dans lequel Baloise Insurance a reçu la révocation.

    Nous pouvons mettre fin au Plan Budget à partir du moment où le Plan Budget ne répond plus aux conditions prévues. Dans tous les autres cas, nous pouvons résilier le Plan Budget par courrier à la dernière adresse connue du titulaire.

  • 13. Un Plan Budget est résilié. Comment le système de remboursement fonctionne-t-il?

    Après la résiliation d'un Plan Budget, le  titulaire peut avoir un solde en sa faveur.

    Ces montants sont communiqués à la fin de chaque mois.
    S'il n'y a plus d'autres quittances ouvertes, le solde peut être payé sur le numéro de compte du titulaire. Il est possible que nous ne possédions pas le numéro de compte et dans ce cas, nous vous le demanderons par lettre.

  • 14. Refund

    Si le titulaire n'est pas d'accord quant au montant présenté pour encaissement, il peut utiliser son droit de REFUND. C'est uniquement en nous informant tout de suite du problème, que nous pourrons agir correctement et dans les temps.

    Sans action rapide, le montant remboursé au client sera ajouté au montant présenté pour encaissement le mois prochain.

  • 15. J'ai une question concernant le Plan Budget. A qui puis-je m'adresser?

    De préférence par courriel à budgetplan@baloise.be ou par téléphone au 02/773 04 10

  • 16. Comment traitons-nous le décompte d'une police dans un Plan Budget?

    Chaque année, nous procédons à un décompte final. Nous réglerons alors les montants que votre client a payés mensuellement avec le montant réellement dû.

    Si le total des montants que votre client a payés chaque mois est inférieur au montant réellement dû, nous lui demandons d'effectuer un seul paiement supplémentaire.

    Dans l'exemple ci-dessous, nous expliquons à quel moment votre client doit, à titre unique, payer un montant supérieur au montant mensuel habituel en raison du fait que la somme de tous les paiements mensuels est inférieur au montant réellement dû à la suite du décompte. 
    Exemple

    Si le total des montants que votre client a payés chaque mois dépasse le montant réellement dû, il sera exempté de paiement pendant quelques mois, jusqu'à ce que le montant dû par nous soit acquitté. Nous ne remboursons plus la différence comme cela était le cas auparavant.

    Dans l'exemple ci-dessous, nous présentons un scénario dans lequel votre client a droit à une restitution parce que la somme des paiements mensuels est supérieure au montant réellement dû à la suite du décompte. Pendant quelques mois, votre client ne doit rien payer, jusqu'à ce que le solde soit épuisé. 
    Exemple