Les informations sur cette page sont destinées aux employeurs et aux courtiers.
Vous êtes travailleur et avez une question sur l'assurance de groupe?
En première instance, prenez contact avec votre employeur. Celui-ci prendra contact avec son courtier et/ou avec Baloise, si nécessaire, pour répondre à votre question d'une manière correcte et personnalisée.
Le moyen le plus simple de nous fournir toutes les informations requises est de nous envoyer un courrier électronique à l’adresse viegestion-eb@baloise.be. Utilisez ce canal pour nous joindre à tout moment et être assuré que rien ne se perd.
Comment souhaitez-vous communiquer avec nous?
Il est important que vous nous informiez, dès le début de la police et en cas de modifications, des personnes à contacter et des adresses électroniques à utiliser pour gérer votre assurance de groupe. Vous pouvez nous transmettre ces informations au moyen de ce formulaire.
En principe, nous transmettons à votre courtier tous les documents relatifs aux personnes affiliées. Vous préférez recevoir les documents vous-même? Contactez-nous à l’adresse suivante: viegestion-eb@baloise.be
Vous avez engagé un nouveau collaborateur? Félicitations! Bien entendu, vous souhaitez informer cette personne des avantages dont elle bénéficie grâce à votre assurance de groupe. Et bien sûr, vous voulez que l’affiliation soit réglée le plus rapidement possible.
Le législateur oblige toute entreprise disposant d’une assurance de groupe à affilier ses nouveaux collaborateurs (appartenant à la catégorie pour laquelle vous avez souscrit l’assurance) immédiatement et sans discrimination. Il en va de même des collaborateurs que vous engageriez sur la base d’un contrat temporaire.
Toutes les informations sont à nous transmettre à l’adresse électronique viegestion-eb@baloise.be. Pour ce faire, nous vous invitons à utiliser le fichier excel personnalisé. Vous ne disposez pas encore de fichier excel personnalisé? Veuillez nous contacter à l’adresse viegestion-eb@baloise.be, afin que nous puissions vous fournir une version personnalisée sur simple demande. L’utilisation de ce document facilite la gestion pour vous et pour nous.
Une fois l’affiliation traitée, nous vous transmettons le Benefit Statement. Vous ne devez rien renvoyer.
Nous vous communiquons également un relevé avec décompte des primes.
Votre nouveau collaborateur bénéficiait-il auparavant d’une assurance de groupe et souhaite-t-il inclure ses réserves constituées dans son plan actuel?
Il est important qu’il/elle nous en informe immédiatement au moyen de ce document. Nous contactons alors l’assureur précédent et transmettons un nouveau Benefit Statement comportant les réserves transférées.
Le nouvel affilié souhaite-t-il dès le départ adapter ses bénéficiaires en cas de décès?
Qu’il/elle nous en informe immédiatement au moyen de ce formulaire.
Si votre plan prévoit une contribution personnelle de l’affilié, vous devez également transmettre l’information sur cette partie de la prime à votre secrétariat social, qui la déduira de son salaire.
Votre plan comporte-t-il une garantie incapacité de travail ou hospitalisation? Dans ce cas, vous devez signaler au collaborateur qu’il/elle a le droit de prendre ses dispositions pour le cas où il/elle souhaiterait se désaffilier de votre régime et poursuivre l’assurance sur une base individuelle. Vous trouverez toutes les informations ici.
Remarque: Nous ne pouvons accorder une couverture qu’une fois que nous sommes en possession des données à caractère personnel et des éventuelles formalités médicales. Pour ce qui est des formalités médicales, les médecins, les centres médicaux et les hôpitaux peuvent être contactés directement.
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, vous devez le signaler le plus rapidement possible par courrier électronique à viegestion-eb@baloise.be. Utilisez à cet effet le fichier excel que nous vous enverrons sur simple demande. Vous disposez légalement de 30 jours pour le faire, mais plus tôt vous effectuerez ce signalement, plus vite le montant de vos primes sera corrigé.
Le paiement des primes pour le collaborateur concerné prend fin le premier jour du mois suivant le départ (sauf bien sûr si ce départ tombe le premier jour du mois).
Un collaborateur qui quitte l’entreprise doit pouvoir choisir comment continuer à investir ses réserves constituées. Nous mentionnons les différentes options dans la lettre de choix qu’il/elle reçoit de notre part. L’affilié dispose ensuite de 30 jours pour indiquer sa préférence; à l’issue de ces 30 jours, faute de réaction, nous supposons qu’il/elle choisit une option standard. Il/elle reçoit également un Benefit Statement corrigé avec les montants nouvellement assurés à l’arrêt du paiement des primes.
Votre plan comporte-t-il également une garantie incapacité de travail ou hospitalisation? L’affilié peut choisir de maintenir cette garantie sur une base individuelle. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet à la page suivante
Possédez-vous une assurance de groupe dont les primes ou les garanties sont exprimées en pourcentage du salaire de vos collaborateurs?
Dans ce cas, nous vous transmettons un fichier excel annuel récapitulant les données telles qu’elles nous sont connues à ce moment-là. Nous vous demandons de nous fournir les nouvelles données relatives aux salaires de la même manière.
Sitôt les modifications traitées, vous recevez le Détail de Quittance, l’avis d’échéance et les Benefits Statements dûment adaptés.
Une cotisation sociale spéciale de 8,86 % est due sur les primes nettes des garanties vie (pension) et décès que vous payez pour vos collaborateurs.
Vous devez payer vous-même la cotisation ONSS, dans le mois qui suit le trimestre au cours duquel vous avez versé ces primes à Baloise. Veuillez pour ce faire tenir votre secrétariat social au courant.
Nous vous transmettons chaque trimestre un relevé du montant exact dû à l’ONSS. Vous pouvez ainsi introduire une déclaration correcte. Ces relevés sont délivrés le 7e jour ouvrable suivant l’expiration de chaque trimestre et sont envoyés à l’adresse électronique que vous nous avez communiquée. Remettez ce document dès que possible à votre secrétariat social, qui se chargera de la suite du traitement.
Important: Les montants de ces relevés de l’ONSS peuvent différer des montants figurant sur les relevés de primes. En effet, le relevé de l’ONSS est créé sur la base des primes payées et non sur la base des primes comptabilisées.
Dans certains cas, une contribution supplémentaire de 3 % est également due. Vous trouverez toutes les informations sur le sujet sur le site web de la Sécurité sociale. Consultez la section "Entreprise", "Instructions administratives" pour les employeurs, puis "Cotisations spéciales".
- Modifier les données relatives aux collaborateurs
Toute modification des données relatives aux collaborateurs doit nous être communiquée. Un changement d’état civil, un nouvel enfant ou une modification du taux d’occupation ou de la catégorie dont relève un collaborateur peut affecter les garanties. Les changements d’adresse doivent également être communiqués le plus rapidement possible. Ainsi, nous pouvons être sûrs que la communication s’effectue correctement.
Pour toute modification, nous vous prions d’utiliser le fichier excel que nous vous envoyons sur simple demande adressée à viegestion-eb@baloise.be.
Toute modification prend effet le premier jour du mois suivant immédiatement l’événement ou coïncidant avec celui-ci.
- Adaptation des bénéficiaires en cas de décès
Le règlement de pension suit par défaut un certain ordre de priorité. En cas de décès d’un collaborateur avant l’âge de la retraite, le règlement de pension mentionne le nom de ses bénéficiaires. Tout collaborateur peut déroger à cette disposition standard du règlement de pension en faisant mentionner un autre bénéficiaire en cas de décès dans son assurance de groupe. Pour ce faire, l’intéressé(e) remplit ce formulaire et l’envoie à Baloise pour approbation. Nous établissons un Benefit Statement corrigé.
- Changement dans le choix des garanties de risques
Si votre plan prévoit différentes options pour vos collaborateurs, vous devrez, en tant qu’employeur, choisir et communiquer dès le départ ou lors de nouvelles affiliations quelles options par défaut sont inscrites dans le plan et quels choix les collaborateurs peuvent faire dans le cadre du budget prévu. Chaque nouveau collaborateur est affilié selon les garanties standard prévues dans le plan. Il arrive qu’un collaborateur souhaite modifier son choix pendant la durée du contrat et dans les limites du budget autorisé. Cette possibilité lui est offerte une fois par an, à la date d’échéance annuelle, ou en cas de modification de sa situation familiale. Le collaborateur qui souhaite faire effectuer des modifications devra nous en informer en écrivant à l’adresse viegestion-eb@baloise.be.
Nous transmettrons à ce collaborateur un formulaire modifié. Veuillez noter que cela peut parfois donner lieu à de nouvelles formalités médicales.
Nous transmettons un nouveau Benefit Statement après la modification demandée.
Déclaration de maladie, d’accident, de grossesse et d’accouchement
Tout sinistre au titre de la garantie incapacité de travail doit être signalé à Baloise dans les 30 jours, à l’adresse électronique vie-sinistres@baloise.be.
Remarque: S’il a déjà été établi que l’incapacité de travail ne durera pas plus longtemps que le délai de carence, il n’est pas nécessaire de déclarer cette incapacité.
Utilisez formulaire de déclaration de sinistre. La première partie doit être remplie par le travailleur, la seconde par son médecin.
Toute correspondance relative aux données médicales peut toujours être adressée sous pli fermé au médecin conseil de Baloise.
Attention: nous devons toujours recevoir les originaux des factures relatives au sinistre.
En cas de sinistre garanti, Baloise intervient conformément aux conditions de la police et après déduction de la franchise.
Pour toute prolongation de l’incapacité de travail et dans la mesure où une rente d’invalidité et/ou un remboursement des primes sont prévus, l’assuré enverra à Baloise un certificat médical.
La correspondance peut être adressée au gestionnaire de sinistre directement ou par courrier électronique à vie-sinistres@baloise.be. Assurez-vous que le numéro de police individuel, le numéro de groupe et/ou le numéro de dossier de sinistre est toujours indiqué. De cette façon, les informations peuvent être correctement traitées sans délai.
Si l’un de vos collaborateurs décède, Sigedis nous en informe. Vous pouvez également nous le faire savoir en envoyant un courrier électronique à viegestion-eb@baloise.be.
Afin de pouvoir reverser le capital en cas de décès, nous avons besoin des documents suivants:
- un extrait de l’acte de décès,
- un certificat médical dans lequel la cause du décès est mentionnée,
- un acte de notoriété lorsque des bénéficiaires ne sont pas indiqués nommément dans la police.
Baloise contacte les bénéficiaires afin de pouvoir verser le capital net sur le(s) compte(s) bancaire(s) approprié(s).
L’âge légal de la retraite est actuellement de 65 ans et passera à 66 et 67 ans en 2025 et 2030 respectivement.
Le paiement de la pension complémentaire est actuellement lié à la prise effective de la pension légale. Le versement devient obligatoire à ce moment-là.
Toutefois, le moment de la prise de la pension légale peut différer de l’âge légal de la retraite et dépend de la carrière de votre collaborateur.
La banque de données deuxième pilier informe Baloise lorsqu’un affilié a pris sa pension légale. Nous utilisons activement cette information dans notre processus de paiement.
Il existe plusieurs possibilités:
1 - Un collaborateur prend sa retraite à l’âge légal de la retraite
Si votre collaborateur prend sa retraite à l’âge légal, vous ne devez rien faire. Nous organisons nous-mêmes la clôture de l’assurance de groupe.
Au plus tard un mois avant l’âge légal de la retraite, qui est actuellement fixé à 65 ans, Baloise envoie à votre collaborateur une quittance de versement.
Sur cette quittance figure le capital brut et la participation bénéficiaire à laquelle l’intéressé(e) a droit, ainsi que les déductions et le montant net restant.
Le collaborateur complète la quittance et la renvoie signée, accompagnée d’une copie recto-verso de sa carte d’identité.
Le paiement est effectué à la réception des documents et au plus tôt le premier jour ouvrable suivant la date de calcul indiquée sur la quittance de paiement.
2 - Un collaborateur prend sa retraite après l’âge légal de la retraite
Si votre collaborateur décide de ne pas prendre sa retraite à l’âge légal, Baloise doit prolonger les garanties pension. Cette prolongation court jusqu’au moment où nous recevons la notification de retraite de la part de l’employeur ou via de la base de données deuxième pilier.
3 - Un collaborateur prend sa retraite avant l’âge légal de la retraite
Si votre collaborateur remplit les conditions pour prendre une retraite anticipée et décide de toucher sa pension avant l’âge légal de la retraite, Baloise en sera automatiquement informée via la base de données deuxième pilier.
Paiement anticipé
Depuis le 01/01/2016, le paiement de la pension complémentaire est lié à la prise effective de la pension légale. Le versement devient obligatoire à ce moment-là.
La loi prévoit les exceptions suivantes:
- Pour les affiliés qui atteignent l’âge légal de la retraite ou qui répondent aux conditions de prise anticipative de leur pension légale sans la prendre effectivement, le versement des réserves est possible (donc pas obligatoire).
En outre, les collaborateurs qui ont au moins 55 ans en 2016 peuvent prendre leurs réserves de pension complémentaire:
- à 60 ans s’ils ont au moins 58 ans en 2016 (année de la naissance < 1958);
- à 61 ans s’ils ont 57 ans en 2016 (année de la naissance 1959);
- à 62 ans s’ils ont 56 ans en 2016 (année de la naissance 1960);
- à 63 ans s’ils ont 55 ans en 2016 (année de la naissance 1961).
La condition pour cela est qu’ils ne soient plus sous contrat de travail ou que l’assurance de groupe ait été étendue; le règlement de pension devait également être en vigueur avant le 01/01/2016 et prévoir la possibilité de prélèvement anticipé.
- Les affiliés qui quittent le service en vue d’entamer un régime de chômage avec complément d’entreprise (RCC) peuvent toucher leur pension complémentaire de manière anticipée à l’âge de 60 ans, à condition de prouver à Baloise:
que le licenciement a lieu au plus tôt à l’âge de 55 ans;
et
que le RCC fait partie d’un plan de restructuration, établi et communiqué au ministre régional et fédéral du Travail avant le 1er octobre 2015.
Le collaborateur peut utiliser son assurance de groupe pour l’achat d’un bien immobilier situé dans l’Espace économique européen (EEE). Pour ce faire, il/elle met l’assurance de groupe en gage auprès de son institution financière ou prélève une avance sur le capital final auquel il/elle aura droit.
Cette avance peut être prélevée soit sur la partie financée par l’employeur, soit sur la partie financée par les travailleurs.
Aucun intérêt intermédiaire ne doit être payé sur l’avance: le montant emprunté est capitalisé au taux d’intérêt applicable dans le contrat et augmenté de la participation bénéficiaire et compte tenu d’une commission de 0,50 %. Ce montant global sera déduit du capital net à payer à l’échéance.Un régime différent s’applique aux contrats qui garantissent des intérêts sur les primes futures.
Cette alternative attrayante permet souvent de mettre une seconde propriété à la portée de vos collaborateurs. Si l’un de vos collaborateurs est intéressé par cette formule, il/elle trouvera plus d’informations à ce sujet dans le document suivant.
Intéressé(e) par un paiement anticipé ou une mise en gage?
Envoyez-nous un e-mail avec votre question spécifique à viegestion-eb@baloise.be. Vous recevrez ensuite une proposition détaillée de notre part.