Employee Benefits
Les informations sur cette page sont destinées aux employeurs et aux courtiers.
Vous êtes travailleur et vous avez une question sur l'assurance de groupe?
En première instance, prenez contact avec votre employeur. Celui-ci prendra contact avec son courtier et/ou avec Baloise, si nécessaire, pour répondre à votre question d'une manière correcte et personnalisée.
Vous êtes employeur et notre portail Employee Benefits vous intéresse?
Demandez votre accès auprès de votre courtier. Vous recevrez ensuite un e-mail d'enregistrement avec un lien menant au portail. Le manuel est repris au bas de cette page avec les documents, sur le portail et chez votre courtier également.
Le moyen le plus simple de nous fournir toutes les informations est de nous envoyer un e-mail à l’adresse viegestion-eb@baloise.be. Utilisez ce canal pour nous joindre à tout moment et être assuré que rien ne se perd.
Comment souhaitez-vous communiquer avec nous?
Il est important que vous nous informiez, dès le début de la police et en cas de modifications, des personnes à contacter et des adresses e-mail à utiliser dans la gestion de votre assurance de groupe.
En principe, nous transmettons à votre courtier tous les documents relatifs aux personnes affiliées. Si vous préférez recevoir les documents vous-même, n'hésitez pas à prendre contact avec nous à l'adresse viegestion-eb@baloise.be.
Vous avez engagé un nouveau collaborateur? Félicitations! Vous voulez bien entendu informer cette personne des avantages dont elle bénéficie grâce à votre assurance de groupe. Et il va aussi de soi que vous voulez que l’affiliation soit réglée le plus rapidement possible.
Le législateur oblige toute entreprise disposant d’une assurance de groupe à affilier ses nouveaux travailleurs (appartenant à la catégorie pour laquelle vous avez souscrit l’assurance) immédiatement et sans discrimination. Il en va de même pour des collaborateurs que vous engageriez avec un contrat temporaire.
Toutes les informations doivent nous être transmises via l'adresse e-mail viegestion-eb@baloise.be. Merci d'utiliser pour cela le fichier Excel personnalisé. Vous ne l'avez pas encore? Contactez-nous via viegestion-eb@baloise.be, et nous vous fournirons une version personnalisée sur simple demande. L’utilisation de ce document facilite la gestion, tant pour vous que pour nous.
Une fois l’affiliation traitée, nous vous transmettons le Benefit Statement. Vous ne devez rien renvoyer de votre côté.
Nous vous remettrons également un relevé avec le décompte des primes.
Votre nouveau collaborateur bénéficiait-il auparavant déjà d’une assurance de groupe et souhaite-t-il inclure ses réserves constituées dans son plan actuel?
Dans ce cas, il est important que cette personne nous en informe immédiatement au moyen de ce document. Nous contactons alors l’assureur précédent nous et transmettrons un nouveau Benefit Statement comportant les réserves transférées.
Le nouvel affilié souhaite-t-il dès le départ adapter ses bénéficiaires en cas de décès?
Il peut nous en informer directement via ce formulaire.
Si votre plan prévoit une contribution personnelle de l’affilié, vous devez également transmettre l’information sur cette partie de la prime à votre secrétariat social, qui la déduira de son salaire.
Si votre plan comporte une garantie incapacité de travail ou hospitalisation, vous devez signaler au collaborateur qu’il a le droit de prendre ses dispositions pour le cas où il souhaiterait se désaffilier de votre régime et poursuivre cette/ces garantie(s) sur une base individuelle. Toutes les infos se trouvent ici.
Remarque: Nous ne pouvons accorder une couverture qu’une fois que nous sommes en possession des données à caractère personnel et des éventuelles formalités médicales. Pour ce qui est des formalités médicales, les médecins, les centres médicaux et les hôpitaux peuvent être contactés directement.
Lorsqu’un travailleur quitte l’entreprise, vous devez le signaler le plus rapidement possible par e-mail à viegestion-eb@baloise.be. Utilisez pour cela le fichier Excel que nous vous enverrons sur simple demande. Vous disposez légalement de 30 jours pour le faire, mais plus tôt vous faites ce signalement, plus le paiement de vos primes sera corrigé rapidement.
Le paiement des primes pour le travailleur concerné prend fin le premier jour du mois suivant le départ (sauf bien sûr si ce départ tombe le premier jour du mois).
Un travailleur qui quitte l’entreprise doit pouvoir choisir comment continuer à investir ses réserves constituées. Nous mentionnons ces différentes options dans la lettre de choix que nous lui envoyons. L’affilié dispose ensuite de 30 jours pour indiquer sa préférence; à l’issue de ces 30 jours, faute de réaction, nous supposons qu’il choisit une option standard. Il reçoit également un Benefit Statement corrigé avec les nouveaux montants assurés à l’arrêt du paiement des primes.
Si votre plan prévoit aussi une garantie incapacité de travail ou hospitalisation, l’affilié peut choisir de prolonger cette garantie sur une base individuelle. Plus d'infos à la page suivante
Vous avez une assurance de groupe dont les primes ou les garanties sont exprimées en pourcentage du salaire de vos travailleurs?
Dans ce cas, nous vous transmettons chaque année un fichier Excel annuel reprenant les données que nous connaissons à ce moment-là. Merci de nous fournir les nouvelles données relatives aux salaires de la même manière.
Une fois les modifications traitées, vous recevez le relevé de primes, l’avis d’échéance et les Benefit Statements adaptés.
Une cotisation sociale spéciale de 8,86 % est due sur les primes nettes des garanties Vie (pension) et Décès que vous payez pour vos collaborateurs.
Vous devez payer vous-même la cotisation ONSS, dans le mois qui suit le trimestre au cours duquel vous avez versé ces primes à Baloise. Merci d'en informer aussi votre secrétariat social.
Nous vous transmettons chaque trimestre un aperçu du montant exact que vous devez payer à l’ONSS. Vous pourrez ainsi introduire une déclaration correcte. Ces aperçus sont délivrés le 7e jour ouvrable suivant l’expiration de chaque trimestre et sont envoyés à l’adresse e-mail que vous nous avez communiquée. Remettez ce document dès que possible à votre secrétariat social, qui se chargera de la suite du traitement.
Important: Les montants de ces aperçus de l’ONSS peuvent différer des montants figurant sur les relevés de primes. En effet, l'aperçu de l’ONSS est créé sur la base des primes payées et non sur la base des primes comptabilisées.
Dans certains cas, une contribution supplémentaire de 3 % est également due. Plus d'infos à ce sujet sur ce site web. Consultez la section "Entreprise", "Instructions administratives" pour les employeurs, puis "Cotisations spéciales".
- Modifier les données relatives aux travailleurs
Toute modification des données relatives aux travailleurs doit nous être communiquée. Un changement d’état civil, un nouvel enfant ou une modification du taux d’occupation ou de la catégorie dont relève un travailleur peut affecter les garanties. Un changement d’adresse doit également être communiqué le plus rapidement possible. Ainsi, nous pouvons être sûrs que nous communiquerons correctement.
Pour toute modification, merci d’utiliser le fichier Excel que nous vous envoyons sur simple demande adressée à viegestion-eb@baloise.be.
Toute modification prend effet le premier jour du mois suivant immédiatement l’événement ou coïncidant avec celui-ci.
- Adaptation des bénéficiaires en cas de décès
Le règlement de pension suit par défaut un certain ordre de priorité. En cas de décès d’un collaborateur avant l’âge de la retraite, le règlement de pension mentionne le nom de ses bénéficiaires. Un travailleur peut déroger à cette disposition standard du règlement de pension en reprenant un autre bénéficiaire en cas de décès dans son assurance de groupe. Pour cela, l’intéressé remplit ce formulaire et l’envoie à Baloise pour accord. Nous adaptons aussi le Benefit Statement dans ce sens.
- Changement dans le choix des garanties de risques
Si votre plan prévoit différentes options pour vos travailleurs, vous devrez, en tant qu’employeur, choisir et communiquer dès le départ ou lors de nouvelles affiliations quelles options par défaut sont prévues dans le plan et quels choix les travailleurs peuvent faire dans le cadre du budget prévu. Chaque nouveau travailleur est affilié selon les garanties standard prévues dans le plan. Il arrive qu’un travailleur souhaite modifier son choix pendant la durée du contrat et dans les limites du budget autorisé. Nous prévoyons cette possibilité <une fois par an, à la date d’échéance annuelle, ou lorsque sa situation familiale change. Le travailleur qui souhaite transmettre des modifications devra nous contacter via l’adresse viegestion-eb@baloise.be. Nous lui remettrons alors un formulaire adapté. Attention, cela peut parfois donner lieu à de nouvelles formalités médicales.
Nous transmettons un nouveau Benefit Statement après la modification demandée.
Déclaration de maladie, d’accident, de grossesse et d’accouchement
Tout sinistre relevant de la garantie Incapacité de travail doit être signalé à Baloise dans les 30 jours, à l’adresse e-mailvie-sinistres@baloise.be.
Remarque: S’il a déjà été établi que l’incapacité de travail ne durera pas plus longtemps que le délai de carence, il n’est pas nécessaire de déclarer cette incapacité.
Utilisez le formulaire de déclaration de sinistre. La première partie doit être remplie par le travailleur, la seconde par son médecin.
Toute correspondance relative aux données médicales peut être adressée sous pli fermé au médecin conseil de Baloise.
Attention: nous devons toujours recevoir les originaux des factures relatives au sinistre.
En cas de sinistre garanti, Baloise intervient conformément aux conditions de la police et après déduction de la franchise.
Pour toute prolongation de l’incapacité de travail et dans la mesure où une rente d’invalidité et/ou un remboursement des primes sont prévus, l’assuré enverra un certificat médical à Baloise.
La correspondance peut être adressée au gestionnaire de sinistre directement ou par e-mail à cellulemedicale@baloise.be. Assurez-vous que le numéro de police individuel, le numéro de groupe et/ou le numéro de dossier de sinistre est bien indiqué. De cette façon, nous pouvons traiter les infos correctement et sans délai.
Si l’un de vos travailleurs décède, Sigedis nous en informe. Vous pouvez également nous le faire savoir en envoyant un e-mail à viegestion-eb@baloise.be.
Afin de pouvoir reverser le capital en cas de décès, nous avons besoin des documents suivants:
- un extrait de l’acte de décès;
- un certificat médical dans lequel la cause du décès est mentionnée;
- un acte de notoriété lorsque des bénéficiaires ne sont pas indiqués nommément dans la police.
Baloise contacte les bénéficiaires afin de pouvoir verser le capital net sur le compte bancaire correct.
L’âge légal de la retraite est actuellement de 66 ans et passera à 67 ans en 2030.
Le paiement de la pension complémentaire est actuellement lié à la prise effective de la pension légale. Le versement devient obligatoire à ce moment-là.
Toutefois, le moment de la prise de la pension légale peut différer de l’âge légal de la retraite et dépend de la carrière de votre travailleur.
La banque de données du 2e pilier informe Baloise lorsqu’un affilié a pris sa pension légale. Nous utilisons activement cette information dans notre processus de paiement.
Il existe plusieurs possibilités:
1 - Un travailleur prend sa retraite à l’âge légal de la retraite
Si votre travailleur prend sa retraite à l’âge légal, vous ne devez rien faire. Nous nous occupons nous-mêmes la clôture de l’assurance de groupe.
Au plus tard un mois avant l’âge légal de la retraite, qui est actuellement fixé à 66 ans, Baloise envoie à votre travailleur une quittance de versement.
Sur cette quittance figure le capital brut et la participation bénéficiaire à laquelle il a droit, ainsi que les déductions et le montant net restant.
Le travailleur complète la quittance et la renvoie signée, accompagnée d’une copie recto-verso de sa carte d’identité.
Le paiement est effectué à la réception des documents et au plus tôt le premier jour ouvrable suivant la date de calcul indiquée sur la quittance de paiement.
2 - Un travailleur prend sa retraite après l’âge légal de la retraite
Si votre travailleur décide de ne pas prendre sa retraite à l’âge légal, Baloise doit prolonger les garanties. Cette prolongation court jusqu’au moment où nous recevons la notification de retraite de la part de l’employeur ou via la banque de données du 2e pilier.
3 - Un travailleur prend sa retraite avant l’âge légal de la retraite
Si votre travailleur remplit les conditions pour prendre une retraite anticipée et décide de toucher sa pension avant l’âge légal de la retraite, Baloise en sera automatiquement informée via la banque de données du 2e pilier.
Départ anticipé
Depuis le 01/01/2016, le paiement de la pension complémentaire est lié à la prise effective de la pension légale. Le versement devient obligatoire à ce moment-là.
La loi prévoit les exceptions suivantes:
- Pour les affiliés qui atteignent l’âge légal de la retraite ou qui répondent aux conditions de prise anticipative de leur pension légale sans la prendre effectivement, le versement des réserves est possible (donc pas obligatoire).
- Les affiliés qui quittent le service en vue d’entamer un régime de chômage avec complément d’entreprise (RCC) peuvent toucher leur pension complémentaire de manière anticipée à l’âge de 60 ans, à condition de prouver à Baloise:
- que le licenciement a lieu au plus tôt à l’âge de 55 ans;
et - que le RCC fait partie d’un plan de restructuration (cf. art. 17§2, °3 de l’AR 03/05/2007), établi et communiqué au ministre régional et fédéral du Travail avant le 1er octobre 2015.
- que le licenciement a lieu au plus tôt à l’âge de 55 ans;
Le travailleur peut utiliser son assurance de groupe pour l’achat d’un bien immobilier situé dans l’EEE. Pour cela, il met l’assurance de groupe en gage auprès de son institution financière ou prélève une avance sur le capital final auquel il aura droit.
Cette avance peut être prélevée soit sur la partie financée par l’employeur, soit sur la partie financée par les travailleurs.
Aucun intérêt intermédiaire ne doit être payé sur l’avance: le montant emprunté est capitalisé au taux d’intérêt applicable dans le contrat et augmenté de la participation bénéficiaire et compte tenu d’une commission de 0,50 %. Ce montant global sera déduit du capital net à distribuer à l’échéance. Information Pourcentages de capitalisation.
Un régime différent s’applique aux contrats qui garantissent des intérêts sur les primes futures.
Cette alternative attrayante permet souvent à vos travailleurs de pouvoir se permettre une seconde propriété. Si l’un de vos travailleurs est intéressé par cette formule, il trouvera plus d’infos à ce sujet dans ce document.
Un paiement anticipé ou une mise en gage vous intéresse?
Envoyez-nous un e-mail avec votre question spécifique à viegestion-eb@baloise.be. Nous vous enverrons ensuite une proposition détaillée.